問題点
- ユーザについての各種申請が、社内システムのマスタデータに反映されるまでに時間ががかかっていた。
- 反映されたマスタデータの内容が、申請内容と相違する場合があった。
- 申請、承認によるマスタの変更履歴、否認された申請についての情報を取得することができなかった。これは、内部統制の観点から問題視された。
ユーザ情報申請システム開発
原因
- ユーザについての各種申請は、各部署から紙ベースにより承認者に宛てられていたため、申請からデータ反映までに時間を要していた。
- 承認を確認したシステム部署は、申請書の内容を目視で確認し、社内システムにタイプ入力することでデータベースへのレコード作成、更新を実施していたため、入力内容に誤りが発生することがあった。
- 申請、承認、否認の履歴がシステム管理されていなかった。
当社の関わり
- 紙ベースだった申請を、申請者によるWebブラウザからの入力に変更し、承認者の承認によって入力情報がデータベースにダイレクトに反映されるシステムを構築
具体的な改善効果例
- 申請から承認までの期間が大幅に短縮され、手作業による登録作業の軽減と、登録誤りが防止されました。
- また、申請情報と承認情報が履歴管理されることで、内部統制が強化されました。